Gedruckte Weihnachtsgrüße in Zeiten der DSGVO

Die DSGVO führt immer wieder zu Verunsicherung. Der Verband hat sich nun aus aktuellem Anlass des Themas DSGVO und Weihnachtskarten angenommen. Da es noch keine Entscheidungen der Datenschutzbehörde gibt, halten wir uns dabei an die Empfehlungen der Rechtsexperten von CMS. Um es gleich zu Beginn auf den Punkt zu bringen: ja, man darf nach wie vor Print-Weihnachtskarten verschicken, aber man muss dabei einiges beachten. Die folgenden Informationen sollen Ihnen dabei helfen, Ihre Weihnachtspost rechtssicher zu gestalten und zu versenden, aber auch Ihre Kunden zu beraten.

Schon bisher unterlag der Versand von elektronischen oder postalischen Weihnachtskarten als Werbemaßnahme rechtlichen Beschränkungen, die jedoch durch die DSGVO an Bedeutung gewonnen haben.

Die “klassische” Weihnachtskarte per Post

Generell unterliegt die Zusendung von Weihnachtskarten per Post weniger strengen Regeln als die Zusendung elektronischer Weihnachtspost.

Weihnachtskarte mit ergänzender Werbung

Enthält Ihre Weihnachtskarte neben Ihren Weihnachtsgrüßen auch Werbung für eigene Produkte oder Dienstleistungen wie z.B. „Haben Sie schon unser neues Produkt gesehen?“ oder „Wir schenken Ihnen einen 10 % Gutschein auf alle Produkte!“ und wird diese an Kunden versandt, zu denen eine aufrechte Geschäftsbeziehung besteht, ist keine Einwilligung notwendig. Dieser Fall der Verarbeitung der Kundendaten fällt zum Zweck der Zusendung unter „berechtigtes Interesse im Sinne der DSGVO“.

Von einer aufrechten Geschäftsbeziehung kann dann gesprochen werden, wenn Sie in den letzten ein bis zwei Jahren Geschäfte mit diesem Kunden getätigt haben. Aber auch Interessenten, deren Adressen Sie von ihnen in den letzten ein bis zwei Jahren bei einer Messe oder im Zuge eines (vorerst gescheiterten) Kaufprozesses erhalten haben, dürfen Sie mit Werbung beschicken: Sowohl unadressierte (Postwurf) als auch persönlich adressierte Weihnachtspost ist dann zulässig.

Weihnachtskarte ohne Werbung

 Enthält Ihre Weihnachtskarte keine Werbung im engeren Sinn, können Sie diese auch an Kunden oder Interessenten richten, zu denen Sie in den letzten ein bis zwei Jahren keinen Geschäftskontakt hatten. Kontaktdaten, die älter als fünf Jahre sind, sollten jedoch nicht mehr verwendet werden.

 Achtung: Recht auf Widerspruch

Stets zu beachten sind auch bei diesem Thema die Betroffenenrechte nach der DSGVO. Vor allem das Recht auf jederzeitigen Widerspruch zur Nutzung der Daten wird hier schlagend. Im Falle eines Widerspruchs dürfen Sie dieser Person keine Werbung mehr zusenden. Postwurfsendungen dürfen auch nur dann zugestellt werden, wenn die Zustellung nicht mittels Werbeverzichtsaufkleber auf dem Postkasten abgelehnt wird. Auch eine schriftliche Ablehnung der Zustellung ist zu beachten.

Elektronische Weihnachtskarte per E-Mail

Komplizierter wird die Angelegenheit, wenn Sie elektronische Weihnachtskarten mit Direktwerbung oder an über 50 Adressaten verschicken möchten. In diesen Fällen sind sowohl die Vorgaben der DSGVO als auch des Telekommunikationsgesetzes (TKG) zu beachten.

Schon bisher war in diesen beiden Fällen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers nach TKG erforderlich. Die Ausnahmen sind sehr eng gesteckt, bieten aber vor allem für kleinere Unternehmen einen guten Ansatzpunkt, doch legal per E-Mail Werbung zu machen. Sie benötigen nämlich dann keine Zustimmung, wenn

  • Ihr Kunde Ihnen die Kontaktinformation im Zuge eines Kaufes / einer Dienstleistung gegeben hat und
  • Sie ähnliche Produkte oder Dienstleistungen, wie sie zuvor in Anspruch genommen oder angefragt wurden, bewerben (hier ist Ihre Gewerbeberechtigung ein gutes Indiz) und
  • Ihr Kunde klar und deutlich die Möglichkeit erhalten hat, eine solche Nutzung seiner elektronischen Kontaktinformation bei deren Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen und
  • Ihr Kunde nicht in der ECG-Liste steht und damit den Empfang von Werbesendungen von vorne herein abgelehnt hat.

Liegt eine Zustimmung nach TKG vor oder werden die obenstehenden Bedingungen für die Ausnahme erfüllt, dürfen die personenbezogenen Kundendaten auch datenschutzrechtlich verarbeitet werden. Aber Vorsicht: Die Ausnahme gilt wiederum nur für jene Kunden, zu denen eine aufrechte Geschäftsbeziehung besteht (Richtwert: ein bis zwei Jahre). Für die Annahme einer aufrechten Geschäftsbeziehung ist jedoch nicht zwangsläufig erforderlich, dass es zu einem Vertragsabschluss kam, sodass auch Fälle, in denen Kontaktinformationen ohne Abschluss eines Kaufs erlangt wurden (z. B. Zusenden eines Angebots auf Anfrage des Interessenten), erfasst sind.

Wie auch bei der postalischen Weihnachtskarte wird die Verwendung von Kundendaten, die älter als ein bis zwei Jahre sind, zulässig sein, wenn in der Weihnachtskarte nicht aktiv geworben, sondern nur Glückwünsche übermittelt werden.

Fazit

Kunden oder Interessenten, zu denen Sie in einer aufrechten Geschäftsbeziehung stehen, können Sie nach wie vor elektronische oder postalische Weihnachtskarten zusenden. Eine Einwilligung nach DSGVO oder Zustimmung nach TKG ist in diesen Fällen nicht erforderlich. Sind die Kontaktinformationen älter als ein bis zwei Jahre, sollten Sie auf die Zusendung verzichten. Enthält Ihre Weihnachtspost hingegen keine Werbung im engeren Sinn, können auch Kontaktdaten verwendet werden, die bis zu fünf Jahre alt sind.

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