Arbeitszeitaufzeichnungen

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Fehlzeiten erfassen reicht leider nicht

Ein aktuelles Urteil des europäischen Gerichtshofes hat gezeigt, dass die Arbeitszeitaufzeichnung nicht auf die leichte Schulter genommen werden soll. Im konkreten Fall verwendete das beklagte Unternehmen einen einfachen Abwesenheitskalender, in dem nur die Fehlzeiten wie Urlaube oder sonstige freie Tage der Mitarbeiterinnen erfasst wurden. Das wurde als nicht ausreichend angesehen.

Wir empfehlen, die aktuelle Praxis der Arbeitszeitaufzeichnung regelmäßig auf Gesetzeskonformität zu überprüfen, um eventuelle Strafen zu vermeiden.

Wie ist die Arbeitszeit aufzuzeichnen?

Auf Basis des Arbeitszeitgesetzes sind Aufzeichnungen zu führen, die am Ende des Arbeitstages folgende Informationen enthalten müssen:

  • Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
  • Beginn und Ende der Ruhepausen

Wer ist für die Arbeitszeitaufzeichnung zuständig?

Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung obliegt grundsätzlich dem Dienstgeber. Er kann zwar dem Dienstnehmer das Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen übertragen, ist aber immer für die korrekte Einhaltung der Aufzeichnung verantwortlich. Er muss deshalb den Dienstnehmer zur richtigen Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen anleiten, sich die Aufzeichnung aushändigen lassen und sie auch auf Richtigkeit überprüfen.

Wann sind Vereinfachungen der Aufzeichnung möglich?

Wenn die Dienstnehmer Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können, ist nur die Dauer der Tagesarbeitszeit zu erfassen. Das wird beispielsweise bei Vertretern der Fall sein. Diese Erleichterung gilt auch für Dienstnehmer, die ihre Tätigkeit überwiegend in einem „Home Office“ verrichten.
Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der Arbeitszeit und damit auch der Pausen ist in solchen Fällen nicht notwendig. Eine Aufzeichnung ist jedoch trotzdem zu empfehlen, um die notwendige Einhaltung der Ruhepausen und die Einhaltung der täglichen bzw. wöchentlichen Ruhezeiten festzuschreiben und damit im Streitfall dokumentieren zu können.

Wann sind gar keine laufenden Aufzeichnungen notwendig?

Bei einem schriftlich vereinbarten fixen Arbeitszeitmodell sind laufende Aufzeichnungen zunächst nicht notwendig. Die Planeinhaltung ist aber am Ende der Entgeltzahlungsperiode vom Arbeitgeber zu bescheinigen. Eventuelle Planabweichungen müssen exakt dokumentiert werden.

Wann kann die Pausenaufzeichnung entfallen?

Die Verpflichtung zur Führung von Ruhepausen entfällt, wenn Beginn und Ende der Ruhepausen durch Betriebsvereinbarung bzw. Einzelvereinbarung festgelegt werden oder es der Dienstnehmerin/dem Dienstnehmer überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes Ruhepausen zu nehmen und von dieser Vereinbarung nicht abgewichen wird.
In der Druckbranche sind solche Vereinbarungen beispielsweise im Schichtbetrieb üblich.

Was passiert, wenn die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht korrekt geführt werden?

Mangelhaft oder gar nicht geführte Aufzeichnungen werden zunächst bestraft, der Strafrahmen kann bis zu rund 2.000 Euro pro Mitarbeiter betragen.
Werden aufgrund unvollständiger Aufzeichnungen Sozialversicherungsbeiträge zu niedrig angesetzt, so sind sie samt Zinsen nachzubezahlen.

Besonders unangenehm kann das Fehlen von Arbeitszeitaufzeichnungen im Falle einer GPLA-Prüfung werden. Steuerbefreiungen von Überstunden werden möglicherweise nicht anerkannt, wenn die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten in Ermangelung von Arbeitszeitaufzeichnungen nicht nachvollzogen werden können. Darüber hinaus besteht die Gefahr eines Verstoßes gegen das Lohn- und Sozialdumpinggesetz, mit entsprechend hohen Strafen.

Wie müssen Überstunden aufgezeichnet werden?

Überstunden werden nicht direkt aufgezeichnet, sondern ergeben sich durch Überschreitung

  • der täglichen Normalarbeitszeit
  • oder der wöchentlichen Normalarbeitszeit (plus eventueller Mehrarbeit).

Bei der Beurteilung, ob es sich bei einer konkreten Stunde um eine Überstunde handelt, sind neben der regulären Arbeitszeiteinteilung auch geltende Gleitzeitvereinbarungen oder Schichteinteilungen zu berücksichtigen.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ihrer Unterschrift regelmäßig die Richtigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen bestätigen. Dadurch ist für beide Seiten klar, auf welcher Basis die Abrechnungen basieren.

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